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Formalidades da escrituração contábil em forma digital para fins de atendimento ao Sped

Resumo:

No presente Roteiro analisaremos os procedimentos técnicos e demais formalidades a serem observados pelos profissionais de Contabilidade quando da realização da escrituração contábil em forma digital. Para tanto, utilizaremos como fundamento a Resolução CFC nº 1.299/2010 do Conselho Federal de Contabilidade (CFC) veio aprovar o Comunicado Técnico CTG 2001 (R3).

1) Introdução:

A Resolução CFC nº 1.299/2010 do Conselho Federal de Contabilidade (CFC) veio aprovar o Comunicado Técnico CTG 2001 (R3), que define as formalidades da escrituração contábil em forma digital para fins de atendimento ao Sistema Público de Escrituração Digital (Sped). Na prática, este Comunicado tem por objetivo estabelecer os procedimentos técnicos e demais formalidades a serem observados pelos profissionais de Contabilidade quando da realização da escrituração contábil em forma digital.

No presente Roteiro de Procedimentos, analisaremos todas as disposições contidas na mencionada norma contábil, que é de observância obrigatória por parte de todos os profissionais de Contabilidade quando da realização de seus trabalhos. Esperamos que esse material seja de grande valia no dia-a-dia da empresa e que contribua para o profissional realizar um trabalho de qualidade.

Aproveitamos a oportunidade para registrar que a Tax Contabilidade a anos realiza trabalhos de consultoria contábil na implementação das Normas Brasileiras de Contabilidade (NBC), das Interpretações Técnicas (IT) e dos Comunicados Técnicos (CT) em empresas de pequeno, médio e grande porte. Caso precise desse tipo de consultoria não exite em entrar em contato através do nosso Fale Conosco.

Base Legal: Preâmbulo da Resolução CFC nº 1.299/2010 e; Item 1 do Comunicado Técnico CTG 2001 - R3 (Checado pela Tax Contabilidade em 02/01/18).
Reintegra

2) Disposições gerais:

Primeiramente, cabe nos registrar que a escrituração contábil em forma digital deve ser executada em conformidade com os preceitos estabelecidos na Interpretação Técnica Geral (ITG 2000) que trata sobre "Escrituração Contábil".

Além disso, o Comunicado Técnico CTG 2001 (R3) veio estabelecer o detalhamento dos procedimentos a serem observados na escrituração contábil em forma digital para fins de atendimento ao Sped.

Base Legal: ITG 2000 - R3 e; Itens 2 e 3 do Comunicado Técnico CTG 2001 - R3 (Checado pela Tax Contabilidade em 02/01/18).

3) Procedimentos:

3.1) Execução da escrituração contábil:

Em conformidade com os preceitos estabelecidos na ITG 2000 que trata sobre "Escrituração Contábil", a escrituração contábil em forma digital deve ser executada da seguinte forma:

  1. em idioma e em moeda corrente nacionais;
  2. em forma contábil;
  3. em ordem cronológica de dia, mês e ano;
  4. com ausência de espaços em branco, entrelinhas, borrões, rasuras, emendas ou transportes para as margens; e
  5. com base em documentos de origem externa ou interna ou, na sua falta, em elementos que comprovem ou evidenciem fatos contábeis.
Base Legal: Item 4 do Comunicado Técnico CTG 2001 - R3 (Checado pela Tax Contabilidade em 02/01/18).

3.2) Forma contábil:

A escrituração 'em forma contábil', de que trata a letra "b" do subcapítulo 3.1 acima, deve conter, no mínimo:

  1. data do registro contábil, ou seja, a data em que o fato contábil ocorreu;
  2. conta devedora;
  3. conta credora;
  4. histórico que represente a essência econômica da transação ou o código de histórico padronizado, neste caso baseado em tabela auxiliar inclusa em livro próprio;
  5. valor do registro contábil;
  6. informação que permita identificar, de forma unívoca, todos os registros que integram um mesmo lançamento contábil.
Base Legal: Item 5 do Comunicado Técnico CTG 2001 - R3 (Checado pela Tax Contabilidade em 02/01/18).

3.3) Conteúdo do registro contábil:

O registro contábil deve conter o número de identificação do lançamento relacionado ao respectivo documento de origem externa ou interna ou, na sua falta, em elementos que comprovem ou evidenciem os fatos patrimoniais.

Base Legal: Item 6 do Comunicado Técnico CTG 2001 - R3 (Checado pela Tax Contabilidade em 02/01/18).

3.4) Lançamento contábil:

O lançamento contábil deve ter como origem um único fato contábil e conter:

  1. um registro a débito e um registro a crédito; ou
  2. um registro a débito e vários registros a crédito; ou
  3. vários registros a débito e um registro a crédito; ou
  4. vários registros a débito e vários registros a crédito, quando relativos ao mesmo fato contábil.
Base Legal: Item 7 do Comunicado Técnico CTG 2001 - R3 (Checado pela Tax Contabilidade em 02/01/18).

3.5) Plano de contas:

O plano de contas, com todas as suas contas sintéticas e analíticas, deve conter, no mínimo, 4 (quatro) níveis e é parte integrante da escrituração contábil da entidade, devendo seguir aestrutura patrimonial prevista nos artigos de 177 a 182 da Lei nº 6.404/1976. Na transmissão para o Sped do plano de contas, juntamente com os livros Diário e Auxiliares, e documentos da escrituração contábil digital da entidade, devem constar apenas as contas que tenham saldo ou que tiveram movimento no período.

Base Legal: Item 8 do Comunicado Técnico CTG 2001 - R3 (Checado pela Tax Contabilidade em 02/01/18).

3.6) Demonstrações contábeis:

O Balanço Patrimonial e demais Demonstrações Contábeis de encerramento de exercício devem ser inseridos no Livro Diário, completando-se com as assinaturas digitais da entidade e do contabilista legalmente habilitado com registro ativo em Conselho Regional de Contabilidade (CRC).

Base Legal: Item 9 do Comunicado Técnico CTG 2001 - R3 (Checado pela Tax Contabilidade em 02/01/18).

3.7) Livro diário e livro razão:

O Livro Diário e o Livro Razão constituem registros permanentes da entidade e, quando escriturados em forma digital, são constituídos de um conjunto único de informações das quais eles se originam.

O Livro Diário deve ser autenticado no registro público ou entidade competente, apenas quando for exigível por legislação específica.

Nota Tax Contabilidade:

(1) Registra-se que o artigos 78 do Decreto nº 1.800/1996 dispõe que as Juntas Comerciais autenticarão, segundo instruções normativas do Departamento de Registro Empresarial e Integração (Drei):

  1. os instrumentos de escrituração das empresas mercantis e dos agentes auxiliares do comércio;
  2. os documentos arquivados e suas cópias;
  3. as certidões dos documentos arquivados.

Os instrumentos autenticados na forma mencionada acima, referidos nas letras "a" e "c" e as cópias dos documentos referidas na letra "b" não retirados no prazo de 30 (trinta) dias, contados do seu deferimento, poderão ser eliminados.

(2) Já o artigos 78-A do Decreto nº 1.800/1996 prescreve que a autenticação de livros contábeis das empresas poderá ser feita por meio do Sped de que trata o Decreto nº 6.022/2007, mediante a apresentação de escrituração contábil digital.

A autenticação dos livros contábeis digitais será comprovada pelo recibo de entrega emitido pelo Sped.

A autenticação prevista nesta "Nota" dispensa a autenticação de que trata o artigo 39 da Lei nº 8.934/1994, nos termos do artigo 39-A da referida Lei:

Art. 39. As juntas comerciais autenticarão:

I – os instrumentos de escrituração das empresas mercantis e dos agentes auxiliares do comércio;

II – as cópias dos documentos assentados.

Parágrafo único. Os instrumentos autenticados, não retirados no prazo de 30 (trinta) dias, contados da sua apresentação, poderão ser eliminados.

Art. 39-A. A autenticação dos documentos de empresas de qualquer porte realizada por meio de sistemas públicos eletrônicos dispensa qualquer outra.

Base Legal: Itens 10 e 11 do Comunicado Técnico CTG 2001 - R3 (Checado pela Tax Contabilidade em 02/01/18).

3.8) Livros de registros auxiliares:

Os Livros de Registros Auxiliares da escrituração contábil devem obedecer aos preceitos estabelecidos na ITG 2000 que trata sobre "Escrituração Contábil", bem como os demais procedimentos constantes neste CT, considerando as peculiaridades da sua função.

Base Legal: Item 12 do Comunicado Técnico CTG 2001 - R3 (Checado pela Tax Contabilidade em 02/01/18).
Crédito Acumulado ICMS (e-CredAc)

3.9) Atribuições e responsabilidades:

A escrituração contábil e a emissão de livros, relatórios, peças, análises, mapas, demonstrativos e demonstrações contábeis são de atribuição e responsabilidade exclusiva de contabilista legalmente habilitado com registro ativo em CRC e devem conter certificado e assinatura digital da entidade e do contabilista.

Base Legal: Item 13 do Comunicado Técnico CTG 2001 - R3 (Checado pela Tax Contabilidade em 02/01/18).

3.10) Armazenamento e guarda dos livros e demonstrações contábeis:

O contabilista deve tomar as medidas necessárias para que a entidade titular da escrituração armazene, em meio digital, os livros e as demonstrações contábeis mencionados neste CT, devidamente assinados, visando a sua apresentação de forma integral, nos termos estritos das respectivas leis especiais, ou em juízo, quando previsto em lei.

Base Legal: Item 14 do Comunicado Técnico CTG 2001 - R3 (Checado pela Tax Contabilidade em 02/01/18).

3.11) Substituição do livro diário e livro razão:

Depois de autenticada pelo Sped, somente pode ser substituída escrituração contábil em forma digital que contenha erros que não possam ser corrigidos por meio da retificação de lançamento contábil extemporâneo, conforme previsto nos itens 31 a 36 da ITG 2000 – Escrituração Contábil:

Retificação de lançamento contábil

31. Retificação de lançamento é o processo técnico de correção de registro realizado com erro na escrituração contábil da entidade e pode ser feito por meio de:

a) estorno;

b) transferência; e

c) complementação.

32. Em qualquer das formas citadas no item 31, o histórico do lançamento deve precisar o motivo da retificação, a data e a localização do lançamento de origem.

33. O estorno consiste em lançamento inverso àquele feito erroneamente, anulando-o totalmente.

34. Lançamento de transferência é aquele que promove a regularização de conta indevidamente debitada ou creditada, por meio da transposição do registro para a conta adequada.

35. Lançamento de complementação é aquele que vem posteriormente complementar, aumentando ou reduzindo o valor anteriormente registrado.

36. Os lançamentos realizados fora da época devida devem consignar, nos seus históricos, as datas efetivas das ocorrências e a razão do registro extemporâneo.

Base Legal: Item 15 do Comunicado Técnico CTG 2001 - R3 (Checado pela Tax Contabilidade em 02/01/18).

3.11.1) Termo de Verificação para Fins de Substituição:

O cancelamento da autenticação e a apresentação da escrituração substituta somente podem ser efetuados mediante apresentação de Termo de Verificação para Fins de Substituição que os justifique, o qual deve integrar a escrituração substituta e conter, além do detalhamento dos erros que motivaram a substituição:

  1. a identificação da escrituração substituída;
  2. a descrição pormenorizada dos erros;
  3. a identificação clara e precisa dos registros que contenham os erros, exceto quando estes decorrerem de outro erro já discriminado;
  4. a autorização expressa para acesso do CFC a informações pertinentes às modificações; e
  5. a descrição dos procedimentos pré-acordados executados pelos auditores independentes mencionados na letra "b" do subcapítulo 3.11.2, quando estes julgarem necessário.

A escrituração substituta é de responsabilidade do profissional da contabilidade que a assinou.

A manifestação do profissional da contabilidade que não assina a escrituração se restringe às modificações relatadas no Termo de Verificação para Fins de Substituição.

Base Legal: Itens 16 a 18 do Comunicado Técnico CTG 2001 - R3 (Checado pela Tax Contabilidade em 02/01/18).

3.11.2) Profissionais responsáveis pela assinatura do Termo:

O Termo de Verificação para Fins de Substituição deve ser assinado:

  1. pelo próprio profissional da contabilidade que assina os livros contábeis substitutos; e
  2. quando as demonstrações contábeis tenham sido auditadas por auditor independente, pelo próprio profissional da contabilidade que assina os livros contábeis substitutos e também pelo seu auditor independente.

São nulas as alterações efetuadas em desacordo com este comunicado ou com o Termo de Verificação para Fins de Substituição.

Base Legal: Itens 19 e 21 do Comunicado Técnico CTG 2001 - R3 (Checado pela Tax Contabilidade em 02/01/18).

3.11.3) Prazo para substituição da escrituração digital:

Só é admitida a substituição da escrituração contábil em forma digital até o fim do prazo de entrega relativo ao ano-calendário subsequente.

Base Legal: Item 20 do Comunicado Técnico CTG 2001 - R3 (Checado pela Tax Contabilidade em 02/01/18).
Informações Adicionais:

Este material foi escrito no dia 03/01/2018 pela Equipe Técnica da Tax Contabilidade e está atualizado até a legislação vigente em 03/01/2018 (data da sua última atualização), sujeitando-se, portanto, às mudanças em decorrência das alterações legais.

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