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Distribuição de mercadorias aos empregados

Resumo:

Analisaremos no presente Roteiro os procedimentos que os contribuintes paulistas deverão observar quando adquirirem mercadoria que não seja objeto de suas próprias atividades para distribuição exclusiva aos seus empregados, a título gratuito ou oneroso, visando atender às suas necessidades básicas de alimentação, vestuário, higiene ou saúde. Para tanto, tomaremos por base o Regulamento do ICMS (RICMS/2000-SP), bem como a Portaria CAT nº 154/2008 (DOE-SP de 04/12/2008), que veio estabelecer procedimento especial a ser adotado por contribuinte na aquisição de mercadoria para distribuição a seus empregados.

1) Introdução:

Estabelece o artigo 2º, caput, I do RICMS/2000-SP que ocorre o fato gerador do imposto, entre outras hipóteses, na saída de mercadoria, a qualquer título, de estabelecimento de contribuinte, ainda que para outro estabelecimento do mesmo titular. Com base nesse dispositivo normativo, concluímos que o contribuinte que efetuar saída de mercadoria de seu estabelecimento estará sujeito ao recolhimento do ICMS incidente sobre essa operação, bem como à emissão do respectivo documento fiscal, para documentar essa operação.

Dentre as operações enquadradas nesse dispositivo, portanto, sujeito às regras presentes na legislação do ICMS, está às saídas de mercadorias do estabelecimento de contribuinte paulista para distribuição aos seus empregados. Porém, nessas operações, além de observar às regras gerais presentes no RICMS/2000-SP, o contribuinte também deverá observar os procedimentos presentes na Portaria CAT nº 154/2008 (DOE-SP de 04/12/2008), que veio estabelecer procedimento especial a ser adotado por contribuinte na aquisição de mercadoria para distribuição a seus empregados.

É exatamente essa Portaria que analisaremos mais detidamente no presente Roteiro de Procedimentos, ou seja, analisaremos neste trabalho os procedimentos que os contribuintes paulistas deverão observar quando adquirirem mercadoria que não seja objeto de suas próprias atividades para distribuição exclusiva aos seus empregados, a título gratuito ou oneroso, visando atender às suas necessidades básicas de alimentação, vestuário, higiene ou saúde.

Base Legal: Art. 2º, caput, I do RICMS/2000-SP (UC: 27/06/16) e; Preâmbulo e art. 1º, caput da Portaria CAT nº 154/2008 (UC: 27/06/16).

2) Distribuição de mercadorias aos empregados:

As operações de distribuição de mercadorias, objeto de estudo no presente Roteiro de Procedimentos, dizem respeito à aquisição de mercadorias que, não constituindo objeto normal de sua atividade, são adquiridas pelos contribuintes do ICMS com a finalidade exclusiva de distribuição a qualquer título a seus empregados, seja gratuito ou oneroso, para seu consumo final, visando atender as necessidades básicas de alimentação, vestuário, higiene e saúde, como, por exemplo, a hipótese de distribuição aos empregados de cestas básicas, medicamentos, uniformes, dentre outros.

Registra-se que não estão abrangidas por esse Roteiro as operações caracterizadas como "brinde", que deverão observar os procedimentos constantes no artigo 456 do RICMS/2000-SP (1). Para tanto, considera-se brinde a mercadoria que, não constituindo objeto normal da atividade do contribuinte, tiver sido adquirida para distribuição gratuita a terceiro (consumidor ou usuário final).

Nota Tax Contabilidade:

(1) Leia também nosso Roteiro de Procedimentos intitulado "Aquisição e Distribuição de Brindes". Neste trabalho analisamos em detalhes as regras que envolvem a aquisição e distribuição de brindes no Estado de São Paulo.

Base Legal: Arts. 455 e 456 do RICMS/2000-SP (UC: 27/06/16) e; Art. 1º, caput da Portaria CAT nº 154/2008 (UC: 27/06/16).

3) Tratamento fiscal:

Os contribuintes paulistas que adquirirem mercadorias para distribuição a seus empregados, a título gratuito ou oneroso, deverão observar os procedimentos analisados nos subcapítulos seguintes.

Base Legal: Equipe Tax Contabilidade (UC: 27/06/16).

3.1) Aquisição/entrada da mercadoria:

A Nota Fiscal relativa à compra da mercadoria deverá ser escriturada nas colunas próprias do Livro Registro de Entradas (LRE) do estabelecimento adquirente, com aproveitamento do crédito do ICMS destacado no referido documento fiscal, quando admitido. Caso o adquirente esteja obrigado à entrega da Escrituração Fiscal Digital (EFD), comumente chamada de Sped-Fiscal, a Nota Fiscal deverá ser lançada nessa obrigação acessória, mediante preenchimento dos campos próprios dos Registros C100, C170 e C190 (entradas).

Além disso, no ato da entrada da mercadoria no estabelecimento e relativamente a cada documento fiscal correspondente à aquisição, deverá ser emitida Nota Fiscal com destaque do valor do ICMS, quando devido, utilizando-se a alíquota incidente nas operações internas, incluindo na sua Base de Cálculo (BC) o valor do Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI) lançado no documento fiscal de aquisição e fazendo constar, além dos demais requisitos normalmente exigidos pela legislação, as seguintes informações:

  1. no campo "nome/razão social" do quadro "Destinatário/Remetente", a expressão "Diversos - Distribuição de mercadoria a empregados" e os dados do emitente nos demais campos do mesmo quadro;
  2. no campo "Código Fiscal de Operações e Prestações - CFOP", o código 5.949;
  3. no campo "Informações Complementares", a expressão "Nota Fiscal emitida nos termos da Portaria CAT nº 154/2008 - Nota Fiscal de aquisição nº XXXXXX, de XX/MM/AAAA.

Referida Nota Fiscal deverá ser registrada no Livro Registro de Saídas (LRS) do estabelecimento emitente, na forma prevista no RICMS/2000-SP, com débito do imposto . Caso o emitente esteja obrigado à entrega do Sped-Fiscal, a Nota Fiscal deverá ser lançada nessa obrigação acessória, mediante preenchimento dos campos próprios dos Registros C100, C110, C113 e C190 (saídas).

Lembramos que, para a efetiva geração do Sped-Fiscal outros registros deverão ser apresentados, em conformidade com o disposto no Ajuste Sinief nº 2/2009, no Ato Cotepe nº 9/2008 e no Guia Prático EFD ICMS/IPI. Além disso, a entrega regular do Sped-Fiscal supre a necessidade de escrituração do LRE e do LRS.

Por fim, temos que na hipótese da distribuição da mercadoria ocorrer por valor superior ao constante do documento fiscal emitido na forma deste subcapítulo, o valor total da Nota Fiscal deverá corresponder ao valor da operação de saída.

Base Legal: Ato Cotepe nº 9/2008 (UC: 27/06/16); Ajuste Sinief nº 2/2009 (UC: 27/06/16); Art. 1º da Portaria CAT nº 154/2008 (UC: 27/06/16) e; Guia Prático EFD ICMS/IPI (UC: 27/06/16).

3.2) Efetiva entrega da mercadoria: Retirada pelo empregado:

Na hipótese de as mercadorias serem retiradas pelos empregados, e adotados os procedimentos descritos no subcapítulo anterior, o contribuinte (empregador) ficará dispensado da emissão da Nota Fiscal correspondente à saída efetiva da mercadoria do estabelecimento.

Base Legal: Art. 2º, caput, II da Portaria CAT nº 154/2008 (UC: 27/06/16).

3.3) Efetiva entrega da mercadoria: Entrega em domicílio:

Na hipótese de o contribuinte, por si próprio ou por terceiros, efetuar o transporte das mercadorias para entrega a seus empregados, deverá emitir Nota Fiscal correspondente a toda a carga a ser transportada, nela mencionando, além dos demais requisitos normalmente exigidos pela legislação, as seguintes informações:

  1. no campo "nome/razão social" do quadro "Destinatário/Remetente", a expressão "Diversos - Distribuição de mercadoria a empregados" e os dados do emitente nos demais campos do mesmo quadro;
  2. no campo "CFOP", o código 5.949;
  3. no campo "Informações Complementares", a expressão "Nota Fiscal emitida nos termos do artigo 2º da Portaria CAT nº 154/2008 - Nota Fiscal emitida na entrada nº XXXXXX, de __/__/____".

Referida Nota Fiscal deverá ser registrada no LRS, com a utilização apenas das colunas relativas a "Documento Fiscal" e "Observações", anotando-se nesta a expressão "Remessa de mercadorias distribuídas a empregados". Caso o emitente esteja obrigado à entrega do Sped-Fiscal, a Nota Fiscal deverá ser lançada nessa obrigação acessória, utilizando apenas os dados identificadores do documento fiscal, e, no Registro C195, a indicação "Remessa de mercadorias distribuídas a empregados".

Base Legal: Art. 2º, caput, I, § único da Portaria CAT nº 154/2008 (UC: 27/06/16).

3.4) Simples Nacional:

Em relação aos contribuintes optantes pelo Simples Nacional, a Portaria CAT nº 154/2008 não faz referência específica a este regime de tributação, assim sendo, é do entendimento de nossa Equipe Técnica que poderão ser observadas as mesmas regras dispostas no presente Roteiro de Procedimentos.

Todavia, cabe ressaltarmos que, as empresas optantes pelo Simples Nacional não destacarão os impostos em campos próprios concernente à operação de distribuição de mercadorias a seus empregados.

Base Legal: Portaria CAT nº 154/2008 (UC: 27/06/16).

4) Exemplo Prático:

4.1) NF-e de compra das mercadorias:

Suponhamos que a empresa fictícia Vivax Indústria e Comércio de Eletrônicos Ltda., empresa com sede no Município de Campinas/SP, tenha adquirido em 20/06/2X01 da confecção Têxtil Juliana Ltda. 150 (cento e cinquenta) calças de algodão (NCM: 6203.42.00) para distribuição a seus empregados, a um preço unitário de R$ 90,00 (noventa reais), totalizando, desta forma, R$ 13.500,00 (treze mil e quinhentos reais) em mercadorias.

Quando do faturamento dessas calças, a empresa fornecedora (Têxtil Juliana) deverá emitir uma Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) nos seguintes moldes (2):

Nota Fiscal de compra - Mercadoria para distribuição aos empregados
Figura 1: Nota Fiscal de compra - Mercadoria para distribuição aos empregados.

A Vivax, por sua vez, deverá lançar essa NF-e em seu Sped-Fiscal mediante o preenchimento dos vários Registros do Bloco C, constantes do Guia Prático da EFD-ICMS/IPI, principalmente o:

  1. Registro C100;
  2. Registro C170; e
  3. Registro C190.

Lembramos que, para a efetiva geração do Sped-Fiscal, outros Registros deverão ser apresentados, devendo o contribuinte observar as disposições do Ato Cotepe/ICMS nº 9/2008 e alterações posteriores, bem como o Guia Prático da Escrituração Fiscal Digital - EFD ICMS/IPI em sua versão mais atualizada.

Nos próximos subcapítulos veremos como seria escriturada essa NF-e nos referidos Registros do Sped-Fiscal da Vivax.

Nota Tax Contabilidade:

(2) Na data em que esse Roteiro foi escrito, a alíquota do IPI para a NCM 6203.42.00 era de 0% (zero por cento), assim, na eventualidade do cliente estar distribuído calça de algodão, deverá ser observado a alíquota vigente na data da operação.

Base Legal: Ato Cotepe/ICMS nº 9/2008 (UC: 27/06/16) e; Guia Prático da EFD-ICMS/IPI (UC: 27/06/16).

4.1.1) Registro C100:

O Registro C100 destina-se ao lançamento dos totais de valores apresentados na Nota Fiscal. No caso da Nota Fiscal de aquisição das calças de algodão para distribuição aos empregados, a mesma deverá ser registrada da seguinte forma:

2.430,00
Registro C100
CampoValor
01REGC100
02IND_OPER0
03IND_EMIT1
04COD_PARTCódigo interno do declarante
05COD_MOD55
06COD_SIT00
07SER1
08NUM_DOC103487
09CHV_NFEXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
10DT_DOC200620X1
11DT_E_S210620X1
12VL_DOC13.500,00
13IND_PGTO1
14VL_DESC
15VL_ABAT_NT
16VL_MERC13.500,00
17IND_FRT9
18VL_FRT
19VL_SEG
20VL_OUT_DA
21VL_BC_ICMS13.500,00
22VL_ICMS
23VL_BC_ICMS_ST
24VL_ICMS_ST
25VL_IPI0,00
26VL_PIS
27VL_COFINS
28VL_PIS_ST
29VL_COFINS_ST

Nota Tax Contabilidade:

(3) Considerando que o PIS/Pasep e a Cofins dependem do tipo de apuração adotado pelo contribuinte, bem como que esses tributos não são objeto de análise no presente Roteiro de Procedimentos, nossa Equipe Técnica optou pelo não lançamento desses valores no Sped-Fiscal.

Base Legal: Registro C100 do Guia Prático da EFD-ICMS/IPI (UC: 27/06/16).

4.1.2) Registro C170:

O Registro C170 destina-se a detalhar os itens do documento fiscal escriturado, sendo que se faz necessário o lançamento de um Registro C170 para cada item constante no documento fiscal. Todavia, este Registro ficará dispensado na hipótese de se tratar de NF-e de emissão própria.

No caso da Nota Fiscal de aquisição das calças de algodão para distribuição aos empregados, a mesma deverá ser registrada da seguinte forma:

Registro C170
CampoValor
01REGC170
02NUM_ITEM1
03COD_ITEMEPI-CALCA
04DESCR_COMPLCALÇA DE ALGODÃO
05QTD150
06UNIDUN
07VL_ITEM13.500,00
08VL_DESC
09IND_MOV0
10CST_ICMS000
11CFOP1949
12COD_NAT1949
13VL_BC_ICMS13.500,00
14ALIQ_ICMS18
15VL_ICMS2.430,00
16VL_BC_ICMS_ST
17ALIQ_ST
18VL_ICMS_ST
19IND_APUR0
20CST_IPI01
21COD_ENQ
22VL_BC_IPI0,00
23ALIQ_IPI0,00
24VL_IPI0,00
25CST_PIS
26VL_BC_PIS
27ALIQ_PIS
28QUANT_BC_PIS
29ALIQ_PIS
30VL_PIS
31CST_COFINS
32VL_BC_COFINS
33ALIQ_COFINS
34QUANT_BC_COFINS
35ALIQ_COFINS
36VL_COFINS
37COD_CTA
Base Legal: Registro C170 do Guia Prático da EFD-ICMS/IPI (UC: 27/06/16).

4.1.3) Registro C190:

O Registro C190 tem por objetivo representar a escrituração dos documentos fiscais totalizados por Código da Situação Tributária (CST), CFOP e Alíquota de ICMS. No caso da Nota Fiscal de aquisição das calças de algodão para distribuição aos empregados, a mesma deverá ser registrada da seguinte forma:

Registro C190
CampoValor
01REGC190
02CST_ICMS000
03CFOP1949
04ALIQ_ICMS18
05VL_OPR13.500,00
06VL_BC_ICMS13.500,00
07VL_ICMS2.430,00
08VL_BC_ICMS_ST0,00
09VL_ICMS_ST0,00
10VL_RED_BC0,00
11VL_IPI0,00
12COD_OBSCódigo interno do declarante
Base Legal: Registro C190 do Guia Prático da EFD-ICMS/IPI (UC: 27/06/16).

4.2) NF-e de saída das mercadorias:

Conforme já visto neste trabalho, a Vivax deverá emitir uma Nota Fiscal no ato da entrada das calças de algodão em seu estabelecimento. Supondo que as mercadorias entraram em 21/06/20X1, a Nota será emitida nos seguintes moldes:

Nota Fiscal de distribuição de mercadorias aos empregados
Figura 2: Nota Fiscal de distribuição de mercadorias aos empregados.

A Vivax deverá lançar essa NF-e em seu Sped-Fiscal mediante o preenchimento dos vários Registros do Bloco C, constantes do Guia Prático da EFD-ICMS/IPI, principalmente o:

  1. Registro C100;
  2. Registro C110;
  3. Registro C113;
  4. Registro C190.

Lembramos que, para a efetiva geração do Sped-Fiscal, outros Registros deverão ser apresentados, devendo o contribuinte observar as disposições do Ato Cotepe/ICMS nº 9/2008 e alterações posteriores, bem como o Guia Prático da Escrituração Fiscal Digital - EFD ICMS/IPI em sua versão mais atualizada.

Nos próximos subcapítulos veremos como seria escriturada essa NF-e nos referidos Registros do Sped-Fiscal da Vivax.

Base Legal: Ato Cotepe nº 9/2008 (UC: 27/06/16); Ajuste Sinief nº 2/2009 (UC: 27/06/16); Art. 1º da Portaria CAT nº 154/2008 (UC: 27/06/16) e; Guia Prático EFD ICMS/IPI (UC: 27/06/16).

4.2.1) Registro C100:

O Registro C100 destina-se ao lançamento dos totais de valores apresentados na Nota Fiscal. No caso da Nota Fiscal correspondente à saída das calças de algodão para distribuição aos empregados, a mesma deverá ser registrada da seguinte forma:

Registro C100
CampoValor
01REGC100
02IND_OPER1
03IND_EMIT0
04COD_PARTCódigo interno do declarante
05COD_MOD55
06COD_SIT00
07SER1
08NUM_DOC000901236
09CHV_NFEXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
10DT_DOC210620X1
11DT_E_S210620X1
12VL_DOC13.500,00
13IND_PGTO2
14VL_DESC
15VL_ABAT_NT
16VL_MERC13.500,00
17IND_FRT9
18VL_FRT
19VL_SEG
20VL_OUT_DA
21VL_BC_ICMS13.500,00
22VL_ICMS2.430,00
23VL_BC_ICMS_ST
24VL_ICMS_ST
25VL_IPI0,00
26VL_PIS
27VL_COFINS
28VL_PIS_ST
29VL_COFINS_ST

Nota Tax Contabilidade:

(4) Considerando que o PIS/Pasep e a Cofins dependem do tipo de apuração adotado pelo contribuinte, bem como que esses tributos não são objeto de análise no presente Roteiro de Procedimentos, nossa Equipe Técnica optou pelo não lançamento desses valores no Sped-Fiscal.

Base Legal: Registro C100 do Guia Prático da EFD-ICMS/IPI (UC: 27/06/16).

4.2.2) Registro C110:

O Registro C110 tem por objetivo identificar os dados contidos no campo Informações Complementares da Nota Fiscal, que sejam de interesse do Fisco, conforme dispõe a legislação. No caso da Nota Fiscal correspondente à saída das calças de algodão para distribuição aos empregados, a mesma deverá ser registrada da seguinte forma:

Registro C110
CampoValor
01REGC110
02COD_INFCódigo interno do declarante
03TXT_COMPLNota Fiscal emitida nos termos da Portaria CAT nº 154/2008 - Nota Fiscal de aquisição nº 103.487, de 20/06/20X1.
Base Legal: Registro C110 do Guia Prático da EFD-ICMS/IPI (UC: 27/06/16).

4.2.3) Registro C113:

O Registro C113 tem por objetivo informar, detalhadamente, outros documentos fiscais que tenham sido mencionados nas informações complementares do documento que está sendo escriturado no Registro C100, exceto Cupons Fiscais, que devem ser informados no Registro C114. No caso da Nota Fiscal correspondente à saída das calças de algodão para distribuição aos empregados, a mesma deverá ser registrada da seguinte forma:

Registro C113
CampoValor
01REGC113
02IND_OPER0
03IND_EMIT1
04COD_PARTCódigo interno do declarante
05COD_MOD55
06SER1
07SUB0
08NUM_DOC103487
09DT_DOC200620X1
Base Legal: Registro C113 do Guia Prático da EFD-ICMS/IPI (UC: 27/06/16).

4.2.4) Registro C190:

O Registro C190 tem por objetivo representar a escrituração dos documentos fiscais totalizados por Código da Situação Tributária (CST), Código Fiscal de Operação e Prestação (CFOP) e Alíquota de ICMS. No caso da Nota Fiscal correspondente à saída das calças de algodão para distribuição aos empregados, a mesma deverá ser registrada da seguinte forma:

Registro C190
CampoValor
01REGC190
02CST_ICMS000
03CFOP5949
04ALIQ_ICMS18
05VL_OPR13.500,00
06VL_BC_ICMS13.500,00
07VL_ICMS2.430,00
08VL_BC_ICMS_ST0,00
09VL_ICMS_ST0,00
10VL_RED_BC0,00
11VL_IPI0,00
12COD_OBSCódigo interno do declarante
Base Legal: Registro C190 do Guia Prático da EFD-ICMS/IPI (UC: 27/06/16).
Informações Adicionais:

Este material foi escrito no dia 27/06/2016 pela Equipe Técnica da Tax Contabilidade e está atualizado até a legislação vigente em 07/08/2016 (data da sua última atualização), sujeitando-se, portanto, às mudanças em decorrência das alterações legais.

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