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Cancelamento de Nota Fiscal

Resumo:

Analisaremos no presente Roteiro os dispositivos legais do Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI) que tratam do cancelamento da Nota Fiscal emitida com irregularidades. Para tanto, utilizaremos como base o Regulamento do IPI (RIPI/2010), aprovado pelo Decreto nº 7.212/2010 e demais normas correlatas citadas ao longo do trabalho.

1) Introdução:

Todos os contribuintes do Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI), sejam eles industriais ou equiparados à industrial, deverão emitir Nota Fiscal para documentar a saída de produtos de seu estabelecimento, esse documento servirá, principalmente, para acompanhar o trânsito (ou transporte) do produto e seu ingresso no estabelecimento adquirente (ou comprador ou destinatário). Portanto, caberá ao próprio contribuinte do imposto, no momento de emitir referido documento fiscal, observar se todos os requisitos regulamentares normalmente exigidos estão sendo observados, tais como: i) se a espécie de documento fiscal é adequada à operação; ii) se a natureza da operação condiz com a realidade; iii) se os dados do produto, destinatário e transportador estão corretos; iv) entre outros.

Acontece que, no momento da emissão dessa Nota Fiscal, ou mesmo após essa emissão, poderá ser detectado algum tipo de erro que não poderá ser deixado de lado (1), nessa hipótese, o Regulamento do IPI (RIPI/2010), aprovado pelo Decreto nº 7.212/2010, permite ao contribuinte fazer o cancelamento do documento, desde que o:

  1. produto ainda não tenha saído do estabelecimento remetente;
  2. estabelecimento remetente conserve todas as vias do documento fiscal com declaração dos motivos que determinaram o cancelamento e, se for o caso, com a indicação do novo documento fiscal emitido.

Nos casos em que a verificação da eventual irregularidade da Nota Fiscal ocorra após a ocorrência do fato gerador do IPI, ou seja, após a saída do produto do estabelecimento industrial ou equiparado a industrial (remetente), não poderá ser efetuado o seu cancelamento, devendo o contribuinte abrir mão de outros procedimentos específicos previstos no RIPI/2010, de acordo com o período em que for verificado o fato (2).

Devido à alta relevância desse assunto, analisaremos no presente Roteiro de Procedimentos os dispositivos legais que tratam do cancelamento da Nota Fiscal emitida com irregularidades. Veremos, tanto o procedimento previsto para a Nota Fiscal emitida por sistema de processamento eletrônico de dados quanto os da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e).

Por fim, importante que nossos leitores saibam que o Roteiro de Procedimentos intitulado "Cancelamento de NF Manual, NF-e e CT-e", de nossa lavra, nos traz os requisitos e prazos previstos na legislação paulista do ICMS para cancelamento de NF-e, Modelo 55, e do Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e), Modelo 57. Assim, devido a complexidade do assunto, aconselhamos a leitura do presente trabalho em conjunto com o citado Roteiro.

Notas Tax Contabilidade:

(1) Também é motivo para cancelamento da Nota Fiscal, sua inutilização, cancelamento da venda sem que o produto tenha saído do estabelecimento, entre outros.

(2) Quer saber mais sobre o assunto, então leia nosso Roteiro de Procedimentos intitulado "IPI: Regularização de NF emitida com incorreção" em nosso "Guia do IPI".

Base Legal: Art. 2°, caput do RIPI/2010 (UC: 09/01/17).

2) Manutenção das vias no talonário:

O RIPI/2010 prevê que, na hipótese de cancelamento, cumpre ao contribuinte conservar rigorosamente todas as vias da Nota Fiscal no bloco (no caso de emissão manural) ou sanfona de formulários contínuos (no caso de emissão por processamento eletrônico de dados), com declaração dos motivos que determinaram o cancelamento e referência, se for o caso, ao novo documento emitido. Além disso, se copiada a Nota, os assentamentos serão feitos no Livro Copiador, arquivando-se todas as vias do documento cancelado.

Esse procedimento se justifica, pois a não conservação de todas as vias poderá ser objeto de dúvida quanto à efetivação do negócio, podendo o Fisco supor que tal documento fiscal (cancelado) já cumpriu seus efeitos, sendo então exigidos os impostos devidos na operação.

Base Legal: Art. 404 do RIPI/2010 (UC: 09/01/17).

3) Emissão por sistema de processamento eletrônico de dados:

Antes de entrar no assunto cancelamento, convêm registrar que o formulário de Nota Fiscal somente será considerado documento fiscal após a sua numeração pelo sistema de processamento eletrônico de dados.

Nota Tax Contabilidade:

(3) A emissão de documentos fiscais por contribuinte usuário de sistema de processamento eletrônico de dados depende de prévia autorização do Fisco Estadual, na forma disposta em legislação específica.

Base Legal: Arts. 388 e 431 do RIPI/2010 (UC: 09/01/17) e; Item 28.1 do Manual de Orientação do Convênio ICMS nº 57/1995 (UC: 09/01/17).

3.1) Cancelamento de Nota Fiscal:

Sendo necessário o cancelamento da Nota Fiscal emitida por sistema de processamento eletrônico de dados, ou seja, após a numeração do formulário por esse sistema, deverão ser adotados os procedimentos analisados no capítulo 2 acima. Assim, ocorrendo o cancelamento, o contribuinte deverá manter todas as vias do formulário contínuo na sanfona, com declaração dos motivos que determinaram esse cancelamento e referência, se for o caso, ao novo documento emitido.

Base Legal: Art. 404 do RIPI/2010 (UC: 09/01/17).

3.2) Cancelamento de formulários:

Sendo necessário o cancelamento de formulários contínuos antes da sua numeração pelo sistema de processamento eletrônico de dados ou, após a sua numeração, no caso de inutilização por defeitos de impressão (4), as vias dos formulários deverão ser enfeixadas em grupos uniformes de até 200 (duzentos) jogos, em ordem numérica sequencial, e permanecendo em poder do estabelecimento emitente pelo prazo de 5 (cinco) anos contados do encerramento do exercício de apuração em que ocorreu o fato.

Nota Tax Contabilidade:

(4) No caso de cancelamento de formulário após a sua numeração, o próximo formulário contínuo poderá ter a mesma numeração dada pelo sistema ao formulário inutilizado.

Base Legal: Cláusula 14º, V do Convênio ICMS nº 57/1995 e; Itens 28.2 e 28.3 do Manual de Orientação do Convênio ICMS nº 57/1995 (UC: 09/01/17).

4) Nota Fiscal Eletrônica (NF-e):

Primeiramente, cabe nos esclarecer que somente poderá ser cancelada uma NF-e, Modelo 55, cujo uso tenha sido previamente autorizado pelo Fisco (protocolo "Autorização de Uso") e desde que não tenha ainda ocorrido o fato gerador do IPI, ou seja, em regra, ainda não tenha ocorrido à saída do produto do estabelecimento industrial ou equiparado a industrial. O prazo regulamentar máximo para cancelamento de uma NF-e é de 24 (vinte e quatro) horas (5) (6), contados da autorização de uso.

A critério de cada Estado, em casos excepcionais, poderá ser recepcionado o pedido de cancelamento de forma extemporânea. Para os contribuinte localizados no Estado de São Paulo, aconselhamos a leitura do Roteiro de Procedimentos intitulado "Cancelamento de NF Manual, NF-e e CT-e.

Para proceder com o referido cancelamento, o emitente deverá fazer um registro de evento específico através da geração de um arquivo XML. Da mesma forma que a emissão de uma NF-e de circulação de mercadorias, o pedido de cancelamento também deverá ser autorizado pela Secretaria da Fazenda (Sefaz) do Estado do emitente. O layout do arquivo de solicitação de cancelamento poderá ser consultado no Manual de Orientação do Contribuinte (MOC), versão 6.0, aprovado pelo Ato Cotepe/ICMS nº 51/2015.

A transmissão do Pedido de Cancelamento da NF-e será efetivada via internet, por meio de protocolo de segurança ou criptografia.

O Pedido de Cancelamento de NF-e deverá ser assinado pelo emitente com assinatura digital certificada por entidade credenciada pela Infra-estrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), contendo o número do Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica (CNPJ) de qualquer dos estabelecimentos do contribuinte, a fim de garantir a autoria do documento digital.

A transmissão poderá ser realizada por meio de software desenvolvido ou adquirido pelo contribuinte ou disponibilizado pela administração tributária.

A cientificação do resultado do Pedido de Cancelamento de NF-e será feita mediante protocolo disponibilizado ao emitente, pela internet, contendo, conforme o caso, a "chave de acesso", o número da NF-e, a data e a hora do recebimento da solicitação pela administração tributária e o número do protocolo, podendo ser autenticado mediante assinatura digital gerada com certificação digital da administração tributária ou outro mecanismo de confirmação de recebimento.

Por fim, registra-se que a extrutura contendo as mensagens de entrada e de retorno contam dos subitens 4.3.1 e 4.3.2 do MOC.

Nota Tax Contabilidade:

(5) Equivalência em dias: 24 horas / 24 horas = 1 dia.

(6) Até 31/12/2011, o prazo para solicitar o cancelamento da NF-e será de 168 (cento e sessenta e oito) horas. Portanto, o prazo de 24 (vinte e quatro) horas é aplicado somente a partir de 01/01/2012.

Base Legal: Cláusulas 12º e 13º, caput, §§ 1º a 5º do Ajuste Sinief nº 7/2005 e; MOC, Versão 6.0.

4.1) Perguntas & Respostas relacionadas:

Abaixo, publicamos algumas Perguntas & Respostas publicadas em nosso site e que possuem relação com o estudado neste Roteiro de Procedimentos:

A resposta para cada uma dessas perguntas poderá ser vista clicando na referida pergunta, que serve como um link.

Base Legal: Equipe Tax Contabilidade (UC: 09/01/17).

5) Crédito Fiscal:

Ao contribuinte do IPI é admitido creditar-se do valor do imposto, já escriturado no Livro Registro de Saídas (LRS), Modelo 2, no caso de cancelamento da respectiva Nota Fiscal, desde que o mesmo ocorra antes da saída do produto de seu estabelecimento. Nesta hipótese, o contribuinte deverá, registrar o crédito diretamente no Livro Registro de Apuração do IPI (LRAIPI), Modelo 8, no quadro "Demonstrativo de Créditos", item "005 - Outros Créditos”, anotando seu motivo na coluna "Observações".

Base Legal: Art. 240, I, § único do RIPI/2010 (UC: 09/01/17).

5.1) Escrituração no Sped-Fiscal:

No caso de contribuinte obrigado à entrega da Escrituração Fiscal Digital (EFD), popularmente chamada de Sped-Fiscal, o lançamento da anulação do débito do IPI contido na NF-e cancelada (crédito) também deverá ser efetuado nessa obrigação acessória. O lançamento deverá ser feito mediante o preenchimento, entre outros, do campo 06 (VL_OC_IPI) do Registro E520, que tem por objetivo informar o valor de "Outros créditos" do IPI (inclusive estornos de débitos):

CampoDescriçãoTipoTam.Dec.Obrig
(...) (...) (...) (...) (...) (...) (...)
06 VL_OC_IPI Valor de "Outros créditos" do IPI (inclusive estornos de débitos). N - 02 O
(...) (...) (...) (...) (...) (...) (...)

Além desse Registro, o contribuinte também deverá preencher o Registro E530, a fim de discriminar os valor lançado a título de crédito:

CampoDescriçãoTipoTam.Dec.Obrig
01 REG Texto fixo contendo "E530". C 004 - O
02 IND_AJ Indicador do tipo de ajuste:
0: Ajuste a débito;
1: Ajuste a crédito.
C 001 - O
03 VL_AJ Valor do ajuste. N - 02 O
04 COD_AJ Código do ajuste da apuração, conforme a Tabela indicada no item 4.5.4. C 003 - O
05 IND_DOC Indicador da origem do documento vinculado ao ajuste:
0: Processo Judicial;
1: Processo Administrativo;
2: PER/DComp;
9: Outros.
C 001 - OC
06 NUM_DOC Número do documento / processo / declaração ao qual o ajuste está vinculado, se houver. C - - OC
07 DESCR_AJ Descrição detalhada do ajuste, com citação dos documentos fiscais. C - - O
Base Legal: Registro E520 do Sped-Fiscal (UC: 09/01/17) e; Registro E530 do Sped-Fiscal (UC: 09/01/17).

6) Saída ficta:

De acordo com o artigo 36, VI do RIPI/2010, considera-se ocorrido o fato gerador do IPI no 4º (quarto) dia da data da emissão da respectiva Nota Fiscal, quanto aos produtos que até o dia anterior (3º dia da data da emissão) não tiverem deixado o estabelecimento do contribuinte.

Por outro lado, prescreve o Parecer Normativo CST nº 216/1973 que no caso de circunstância superveniente que frustre a saída real dos produtos em relação aos quais já tenha ocorrido o fato gerador (após o 4º dia da emissão da Nota Fiscal), o documento fiscal deverá ser cancelado.

Desta forma, caso a Nota Fiscal não tenha sido escriturada no LRS, Modelo 2, bastará o seu simples cancelamento. Já na hipótese de a Nota Fiscal já tenha sido escriturada, o valor do débito do IPI poderá ser estornado, por meio do seu lançamento a crédito, diretamente no LRAIPI, Modelo 8, no quadro "Demonstrativo de Créditos", "item 005 - Outros Créditos”, com anotação do motivo na coluna "Observações".

Base Legal: Arts. 36, VI e 240, I do RIPI/2010 (UC: 09/01/17) e; PN CST nº 216/1973 (UC: 09/01/17).
Informações Adicionais:

Este material foi escrito no dia 14/02/2014 pela Equipe Técnica da Tax Contabilidade e está atualizado até a legislação vigente em 10/01/2017 (data da sua última atualização), sujeitando-se, portanto, às mudanças em decorrência das alterações legais.

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